No Shows senken: So kommen die, die sich anmelden.

1Hinterfrag dein Event: Was ist das Ziel?

Wer kommen soll, hängt davon ab, was du erreichen willst. Willst du neue Kund:innen gewinnen, brauchst du nicht möglichst viele Anmeldungen, sondern die richtigen 50. Und die kommen, wenn das Event genau für sie gemacht ist.

Ein Event für alle ist für niemanden ein Muss. Frag dich deshalb: Was willst du erreichen, wer muss dafür im Raum sein, und was bekommen genau diese Menschen bei dir, was sie nirgendwo sonst bekommen?

2Mach klar, warum man dabei sein muss

Eine Agenda mit Uhrzeiten überzeugt niemanden. Sag in der Einladung, was man mitnimmt: wen man trifft, welche Frage danach beantwortet ist, was es nur live gibt. Echte Begegnungen werden immer wichtiger, gerade weil so viel online passiert. Aber Menschen kommen nur, wenn dein Event etwas bietet, das sie online nicht bekommen.

Frag dich deshalb: Wenn dein Programm genauso gut ein Podcast sein könnte, warum sollte jemand dafür anreisen und in einem dunklen Raum sitzen, statt es auf dem Weg zur Arbeit zu hören? Wer sich nur für einen Vortrag angemeldet hat, bleibt bei Regen gern zu Hause. Wer weiß, dass er dort Menschen trifft, die er sonst nicht trifft, kommt. Mehr dazu liest du in Zu wenig Teilnehmende: Warum Menschen zu deinem Event kommen und warum nicht.

Und lade die wichtigsten Gäste persönlich ein. Eine persönliche Nachricht verpflichtet mehr als ein Newsletter.

3Mach die Anmeldung verbindlich

Bei bezahlten Events kommen deutlich mehr Angemeldete als bei kostenlosen. (Quelle: PheedLoop, Event Data Lab Report #05 und #06, 2026) Das heißt nicht, dass du für alles Geld verlangen musst. Es reicht oft ein kleiner Schritt, der die Anmeldung verbindlicher macht:

• Ein Pfand, das man zurückbekommt. Das Softwareunternehmen Basecamp hat für ein kostenloses Frühstück 100 US Dollar bei der Anmeldung verlangt und sie am Eingang bar zurückgegeben. Von 55 Angemeldeten kamen 50. Beim Event davor ohne Pfand waren es 38 von 84. (Quelle: Skift Meetings, 2026)
• Ein kleiner Beitrag, der gespendet wird. Wer nicht kommt, unterstützt damit einen guten Zweck.
• Ein Gutschein statt Geld zurück, zum Beispiel für dein nächstes Event.

4Bleib bis zum Event in Kontakt, mit echtem Mehrwert

Eine einzige „Nicht vergessen!“ Mail reicht nicht. Wer sich 30 Tage vorher anmeldet, hat das Event bis dahin längst vergessen. Plane deshalb automatische Mails ein, zum Beispiel einmal pro Woche bis zum Event. Aber jede davon muss etwas bringen:

• einen Tipp, den man sofort umsetzen kann
• die Vorstellung einer Speakerin oder eines Speakers
• einen Blick hinter die Kulissen oder wer noch kommt

So entsteht Vorfreude und das Gefühl, etwas zu verpassen, wenn man nicht dabei ist. Spiel dieselben Inhalte parallel auf Social Media aus, auch auf LinkedIn. Wer dich dort zusätzlich sieht, hat das Event öfter im Kopf.

Bewährt hat sich bei unseren eigenen Live Terminen außerdem diese Reihenfolge rund um den Termin:

• Sofort nach der Anmeldung: Bestätigung mit Kalendereintrag zum Abspeichern.
• Drei Tage vorher: ein inhaltlicher Vorgeschmack.
• Am Vortag: eine persönliche Erinnerung.
• Am Tag selbst: morgens eine kurze Nachricht mit allem, was man wissen muss, bei Online Events auch eine Stunde vorher.

5Frag persönlich nach

Das wirkt am stärksten: Schick jeder Person, die sich angemeldet hat, eine Vernetzungsanfrage auf LinkedIn und danach eine kurze persönliche Nachricht. Wenn du die Telefonnummer hast, geht das auch auf WhatsApp.

Wichtig ist der Ton. Nicht „Wir erinnern dich an unser Event“, sondern zum Beispiel:

So eine Nachricht baut schon vor dem Event Vertrauen auf. Man fühlt sich willkommen und persönlich angesprochen, und bei einem Sales Event ist das der beste Start ins Gespräch. Das Schöne: Mit KI kannst du solche Nachrichten personalisieren und zu großen Teilen automatisieren. Wie das geht, zeigen wir in unserem Artikel Mit KI weniger Arbeit.

6Mach das Absagen leicht

Klingt paradox, hilft aber: Wer einfach absagen kann, sagt ab, statt einfach nicht zu kommen. Dann weißt du rechtzeitig Bescheid und kannst Menschen von der Warteliste nachrücken lassen. Bitte ein paar Tage vorher um eine kurze Bestätigung mit einem Klick: „Ich bin dabei“ oder „Ich kann leider nicht“.

7Plan mit deiner echten Quote

Zähl bei jedem Event, wie viele wirklich da waren. Nach zwei, drei Events kennst du deine eigene No Show Rate, und die ist für deine Planung viel wertvoller als jeder Durchschnitt. Damit kalkulierst du Raum, Material und Essen genauer und bezahlst nicht für leere Plätze.

Wie du beim Catering mit diesen Zahlen Geld sparst, liest du in unserem Artikel Events werden immer teurer. Was jetzt?

8Kümmer dich um die, die nicht gekommen sind

Schick nach dem Event zwei verschiedene Nachrichten: eine an alle, die da waren, und eine an alle, die nicht da waren. Frag die zweite Gruppe kurz, warum es nicht geklappt hat. Diese Antworten zeigen dir, was du beim nächsten Mal ändern musst, und mit einer Aufzeichnung oder einer Zusammenfassung bleiben auch sie dir als Kontakt erhalten.