Events werden immer teurer. Was jetzt?

1Hinterfrag dein Event: Was ist das Ziel?

Bevor du irgendwo kürzt, geh einen Schritt zurück und frag dich ehrlich: Was willst du mit diesem Event wirklich erreichen? Und dann: Erreichst du dieses Ziel mit einem Event überhaupt am besten?

Ein Beispiel: Du willst deinen Umsatz steigern. Dafür gibt es viele Wege: eine Performance Marketing Kampagne, einen besseren Social Media Auftritt, Sales Calls, ein neues Produkt. Vielleicht ist einer davon wirksamer als ein Event. Dann sparst du dir den größten Posten von allen, und die steigenden Eventkosten sind dir egal.

Vielleicht merkst du aber auch: Eigentlich willst du Vertrauen aufbauen. Dafür kann ein Event genau richtig sein. Nur muss es dann ganz anders gestaltet sein als ein Event, auf dem du etwas verkaufen willst.

Versteh mich nicht falsch: Events werden nicht unwichtiger, im Gegenteil, sie werden immer wichtiger. Aber es müssen die richtigen Events sein, die das richtige Ziel erreichen. Sonst erreicht das Event sein Ziel nicht, und die Geschäftsführung, die das Budget freigibt, sieht keinen Sinn darin. Wie auch, wenn das Event gar nicht der richtige Weg zum Ziel ist? Und schon sind wir wieder bei: Die Kosten steigen, das Budget nicht.

Wenn du dein Ziel genau kennst, kannst du dein Event darauf ausrichten und dich bei jeder Entscheidung darauf berufen.

2Frag bei jedem Posten: Was passiert, wenn er fehlt?

Jetzt kommt dein Ziel ins Spiel. Geh deine Kostenliste Zeile für Zeile durch und frag bei jedem Posten: Was passiert, wenn er fehlt? Und bringt er mich meinem Ziel näher?

Wenn dein Ziel ist, deine Kund:innen miteinander zu verbinden: Was bringt dir dann ein Kugelschreiber mit Logo? Wenn er fehlt, merkt es vermutlich niemand. Ein gut moderiertes Kennenlernen oder Tische, an denen man leicht ins Gespräch kommt, bringen dich viel weiter. Wenn dagegen das Catering nicht kommt, ist das ein echtes Problem.

Lass weg, was niemand vermisst. Reduziere, wo weniger reicht. Und plane so, dass du Material wiederverwenden kannst, zum Beispiel Roll ups und Schilder ohne Datum, oder Blumen und Pflanzen, die nach dem Event weiterleben.

3Spar beim Catering durch bessere Kalkulation

Beim Essen auswärts, etwa in Restaurants und beim Catering, landet rund ein Drittel der Lebensmittel im Müll. (Quelle: Umweltbundesamt, Stand 2016) Jedes Brötchen, das übrig bleibt, hast du bezahlt. Mit diesen Fragen kalkulierst du genauer:

• Wer kommt wirklich? No Shows kennt jede:r. Schau dir an, wie viele bei deinen letzten Events tatsächlich da waren, und plane mit dieser Zahl statt mit den Anmeldungen. Und senk die No Shows aktiv:
  • Schick gleich bei der Anmeldung einen Kalendereintrag mit.
  • Erinner eine Woche und einen Tag vorher, mit einem Grund, sich zu freuen: ein Programmpunkt, eine Speakerin, wer noch kommt.
  • Bitte um eine kurze Bestätigung und mach das Abmelden leicht. Wer absagt, schafft Platz für die Warteliste.
  • Bei kostenlosen Events hilft oft schon ein kleiner Beitrag, der bei Teilnahme zurückkommt oder gespendet wird.
  Noch mehr Tipps dazu findest du in unserem Artikel No Shows senken: So kommen die, die sich anmelden.
• Kommen die Leute hungrig oder satt? Ein Event um 12 Uhr nach langer Anreise braucht anderes Essen als ein Empfang um 15 Uhr, wenn alle schon zu Mittag gegessen haben.
• Wer sitzt im Publikum? Männer brauchen im Schnitt mehr Energie als Frauen, bei wenig Bewegung rund 2.300 statt rund 1.800 kcal am Tag. (Quelle: DGE Referenzwerte, via Verbraucherzentrale NRW) Ein Publikum mit vielen Männern isst meist mehr.
• Was bietet dein Caterer an? Red mit ihm und überlegt gemeinsam: Abrechnung nach tatsächlicher Gästezahl, kleinere Mengen zu Beginn und nachlegen nach Bedarf, Reste an Tafeln oder zum Mitnehmen.
• Daten, Daten, Daten. Schreib nach dem Event auf, wie viele da waren und was übrig geblieben ist. Das ist deine beste Kalkulation fürs nächste Mal.

4Denk das Speisekonzept neu

Beim klassischen Buffet plant der Caterer lieber zu viel als zu wenig, damit am Ende niemand vor leeren Platten steht. Diese Reserve zahlst du mit. Und was übrig bleibt, landet oft im Müll. Ein kreativeres Speisekonzept spart Geld und Lebensmittel:

• Kleinere Teller am Buffet. In 52 Hotels sanken die Essensreste um 19,5 %, nur weil die Teller 3 cm kleiner waren. (Quelle: Kallbekken und Sælen, Economics Letters, 2013)
• Kleine Portionen zum Mitnehmen. Fingerfood oder Flying Dinner in kleinen Schalen: Gäste nehmen sich, was sie essen, und nachgelegt wird nach Bedarf.
• Angerichtete Teller statt voller Platten. Beim Seated Dinner oder an einer Station, an der frisch portioniert wird, weißt du genau, wie viel du brauchst.
• Speisen, die gut stehen bleiben. Getreidesalate, Aufstriche oder Ofengemüse schmecken auch kalt und lassen sich danach noch gut weitergeben.
• Vorher fragen, nachher weitergeben. Frag bei der Anmeldung, wer mitisst und was jemand gerne isst. Und biete am Ende Boxen an, in denen Gäste Reste mitnehmen können. (Quelle: Stadt Wien, Leitfaden „Weniger Essensverschwendung“)

Wie du so ein Speisekonzept gemeinsam mit deinem Caterer Schritt für Schritt entwickelst, zeigen wir in unseren Masterclasses im Detail.

5Trau dich, Neues auszuprobieren

Mein Tipp: Sei mutig. Ein pflanzliches Menü ist oft günstiger. Laut einer Studie der Universität Oxford ist vegane Ernährung in Ländern wie unseren um bis zu ein Drittel günstiger, wenn sie auf frischen, wenig verarbeiteten Lebensmitteln basiert. (Quelle: Universität Oxford, The Lancet Planetary Health, 2021) Die Studie bezieht sich auf den Einkauf im Alltag, nicht direkt auf Catering, zeigt aber die Richtung.

Und es gibt einen Bonus: Leichte Gerichte mit vielen Ballaststoffen und Protein machen weniger müde als schwere, zuckerreiche Mahlzeiten. (Quelle: Sleep Foundation, medizinisch geprüft, 2025) Deine Teilnehmenden schlafen nach dem Mittagessen also nicht ein. Wichtig ist nur, dass dein Caterer pflanzlich wirklich kann. Und schreib nicht groß „vegan“ drauf, sondern biete es einfach an.

Noch eine einfache Idee: Leitungswasser in Karaffen statt Flaschen. Es bleiben keine halb vollen Flaschen übrig, die du bezahlt hast.

6Geh Partnerschaften ein: Tausch statt kaufen

Nicht alles muss Geld kosten. Dein Event hat etwas, das andere suchen: Menschen, Aufmerksamkeit und Inhalte. Damit kannst du tauschen, statt zu bezahlen.

• Überleg zuerst, was du bieten kannst. Reichweite, eine spannende Zielgruppe, eine Bühne, Teilnahmeplätze, Fotos und Videos, Feedback zu einem neuen Produkt.
• Sachleistung statt Rechnung. Getränke, Technik, Möbel oder Deko kommen von Partnern, die dafür sichtbar werden.
• Regionale Produzent:innen auf die Bühne. Wer sein Produkt bei dir vorstellen und verkosten lassen darf, liefert oft gern dazu.
• Gemeinsam veranstalten. Tu dich mit einem Unternehmen zusammen, das dieselbe Zielgruppe hat, und ihr teilt euch die Kosten.
• Denk langfristig. Gib deinen Partner:innen nach dem Event Zahlen, Fotos und Feedback. Wer sieht, was es gebracht hat, ist beim nächsten Mal wieder dabei.

Halt jeden Deal schriftlich fest, mit Leistung und Gegenleistung, und frag deine Steuerberatung, wie der Tausch abgerechnet wird.

7Hol mehrere Angebote ein und frag nach Tipps

• Immer mehrere Angebote. Und frag in jeder Anfrage gleich mit: Wo würdet ihr an unserer Stelle sparen? Gute Dienstleister haben darauf eine Antwort.
• Lass die KI die Anfragen schreiben. Ich verschicke meine Anfragen mit KI vorbereitet. Das spart Stunden, und du kannst ohne Mehraufwand mehr Angebote vergleichen. Wie das geht, zeigen wir in unserem Artikel Mit KI weniger Arbeit.
• Frag die Community. In unserer EventFutures Community tauschen wir uns in einer WhatsApp Gruppe im ganzen deutschsprachigen Raum aus. Dort empfehlen wir uns gute und günstige Caterer und Dienstleister und fragen einfach rein, wenn wir irgendwo Geld sparen wollen. Die Gruppe ist Teil unserer Membership.

8Bleib flexibel

Seien wir ehrlich: Oft ist alles last minute und kaum planbar. Dann hilft Flexibilität. Weniger gefragte Orte können günstiger sein als die bekannten Hotspots. (Quelle: CWT und GBTA, Global Business Travel Forecast 2025, über Skift, 2024) Frag bei Locations nach freien Tagen und kurzfristigen Lücken. Und wenn du doch einmal früh planen kannst, nutz es: Dann hast du die größere Auswahl.