Mit KI weniger Arbeit im Eventalltag

Kurz gesagt

Fast zwei Drittel der Eventprofis nutzen KI, aber nur 16 % merken eine deutliche Verbesserung.
Die meisten bleiben beim Chatten stehen. Dabei kann KI heute in deinen Ordnern arbeiten, in dein Postfach schauen, ganze Aufgaben selbstständig erledigen und dir sogar eigene Tools bauen.
Fang dort an, wo du stehst, und geh Stufe für Stufe weiter. Prüfen und auf den Datenschutz achten musst du immer selbst.

So nutzt die Branche KI heute

Eventprofis und KI

nutzen KI Tools65 %

merken eine deutliche Verbesserung16 %

(Quelle: Northstar und Cvent, Meetings Industry PULSE Survey 2025, über 1.000 Eventprofis, via Cvent)

Viele haben KI schon ausprobiert. Aber nur wenige merken einen echten Unterschied. Meistens liegt das nicht am Tool, sondern daran, wofür und wie weit man es einsetzt.

Damit du konkrete Tipps bekommst statt allgemeiner Ratschläge, zeigen wir dir alles am Beispiel von Claude von Anthropic. Damit arbeiten wir bei EventFutures jeden Tag. Vieles geht schon im kostenlosen Plan, zum Beispiel Verbindungen zu deinen Apps und eigene Tools (Artifacts). Für manches, etwa Claude Code, brauchst du einen bezahlten Plan. Was genau in welchem Plan enthalten ist, siehst du auf der Preisseite von Claude. (Quelle: claude.com/pricing, Stand 1.11.2026) Ähnliche Funktionen gibt es auch bei anderen Anbietern. Wir verdienen an dieser Empfehlung nichts, wir nutzen es einfach selbst.

Stufe 1EinsteigenDie KI ist deine Sparringspartnerin und schreibt dir Entwürfe. Stufe 2Next LevelDie KI arbeitet direkt in deinen Ordnern, deinem Postfach und deinem Kalender. Stufe 3ProfisKI Agenten erledigen ganze Aufgaben, und du baust dir deine eigenen Tools.

Stufe 1Einsteigen: Die KI als Sparringspartnerin

Hier stehen die meisten. Du öffnest einen Chat, stellst eine Frage und bekommst eine Antwort. Das bringt schon viel, wenn du es richtig machst.

1Hinterfrag dein Event: Arbeite mit der KI an deinem Ziel

Bevor du die KI irgendetwas schreiben lässt, nutz sie für das Wichtigste: dein Ziel. Was willst du mit deinem Event erreichen? Und erreichst du dieses Ziel mit dem Event wirklich, oder wäre etwas anderes wirkungsvoller?

Lass die KI dein Ziel kritisch beleuchten. Gerade wenn du dir selbst noch unklar bist, hilft das enorm. Zum Beispiel so:

„Ich plane ein Sommerfest für 150 Kund:innen. Mein Ziel ist, die Kundenbindung zu stärken. Stell mir kritische Fragen: Ist das Ziel klar genug? Woran merke ich, dass ich es erreicht habe? Und gibt es Wege, die das besser erreichen als ein Event? Sei ehrlich und nicht nett.“

Wenn das Ziel klar ist, weißt du auch, welche Arbeit zählt und welche Routine du abgeben kannst.

2Brief die KI wie eine neue Mitarbeiterin

Die meisten tippen eine kurze Frage ein und sind dann vom Ergebnis enttäuscht. Stell dir lieber vor, du hast eine neue Mitarbeiterin, die noch nichts über dein Event weiß. Was müsste sie wissen?

Worum geht es, und was ist das Ziel des Events?
Für wen ist es, und wie viele kommen?
In welchem Ton soll sie schreiben? Am besten mit einem Beispiel.
Und: Sie soll nachfragen, wenn ihr etwas fehlt.

„Wir versuchen es zu behandeln wie einen eigenen Mitarbeiter … brainstormen … vorformulieren lassen, dann wieder überarbeiten.“

Sarah Sommerauer

3Lass dir Entwürfe vorschreiben

Anfragen an Caterer und Locations, Einladungen, Erinnerungsmails, Programmtexte, Beiträge für LinkedIn: Die KI schreibt dir den ersten Entwurf, du machst ihn zu deinem. Gerade wenn du dieselbe Anfrage an mehrere Anbieter schickst oder persönliche Nachrichten an viele Gäste, sparst du dir das Tippen. Wie solche Nachrichten an Gäste aussehen können, liest du in unserem Artikel No Shows senken: So kommen die, die sich anmelden.

Zwei Frauen arbeiten lachend gemeinsam am Laptop — Die KI schreibt den Entwurf, du gibst ihm deine Handschrift.

Stufe 2Next Level: Die KI arbeitet mit deinen Unterlagen

Jetzt hörst du auf, alles in den Chat zu kopieren. Du gibst der KI Zugang zu deinen Unterlagen, und sie holt sich, was sie braucht.

4Gib der KI Zugang zu Ordnern, Postfach und Kalender

In der Claude Desktop App kannst du Ordner auf deinem Computer freigeben. Dann liest und schreibt Claude direkt darin, ohne dass du etwas hoch- oder runterladen musst. Mit Verbindungen, bei Claude „Connectors“ genannt, kommen Postfach, Kalender und Ablage in der Cloud dazu. (Quelle: Claude Hilfe, Claude Cowork: Overview und Use Google Workspace connectors)

Und dann wird es praktisch:

„Lies alles im Ordner Sommerfest und alle Mails mit der Kundin und bau mir daraus ein Briefing für das Event: Ziel, Zielgruppe, Zahlen, offene Punkte.“
„Such alle Mails zum Sommerfest aus den letzten zwei Wochen und sag mir, auf welche ich noch nicht geantwortet habe.“
„Finde einen Termin für den Location Check, an dem ich und die Kundin beide frei sind.“

Bevor etwas verschickt, verschoben oder gelöscht wird, sollte Claude dich um Freigabe fragen. Achte darauf, dass das bei dir so eingestellt ist.

5Erklär dein Event einmal, nicht jedes Mal

Leg für jedes Event oder jede Kundin und jeden Kunden ein eigenes Projekt an. Dort legst du einmal ab, was die KI immer wissen soll: das Briefing aus Tipp 4, Beispieltexte in deinem Ton und feste Anweisungen, zum Beispiel „Antworte immer in der Du Form und frag nach, wenn Zahlen fehlen“. Ab dann kennt die KI in jedem neuen Chat dein Event und deinen Stil. (Quelle: Claude Hilfe, What are projects?)

6Lass dir fertige Dateien machen, statt nur Text

Du brauchst am Ende fast nie einen Text im Chat, sondern eine Datei: eine Budgettabelle, einen Ablaufplan, eine Präsentation für deine Kundin. Claude erstellt Excel, Word, PowerPoint und PDF direkt. Zum Beispiel: „Stell die drei Angebote der Caterer im Ordner Sommerfest in einer Excel Tabelle gegenüber und rechne die Gesamtkosten für 60, 80 und 100 Gäste.“ Genauso wertet sie Feedbackbögen oder Anmeldelisten aus und zeigt dir, was du beim nächsten Mal anders machen kannst. (Quelle: Claude Hilfe, Create and edit files with Claude)

Stufe 3Profis: Eigene KI Agenten und eigene Tools

Hier wird es richtig spannend. Ein Agent bekommt nicht eine Frage, sondern ein Ziel. Er plant die Schritte selbst, arbeitet mit deinen Dateien und Tools und liefert dir das Ergebnis, auch wenn du deinen Laptop zuklappst. Bei Claude heißt das „Cowork“. (Quelle: Claude Hilfe, Claude Cowork: Overview)

7Gib ganze Aufgaben ab, nicht nur einzelne Schritte

Du beschreibst, was am Ende rauskommen soll, und der Agent arbeitet es ab. Zum Beispiel:

Anfragen beantworten: Der Agent liest neue Anfragen und schreibt passende Antworten direkt in dein Postfach, in deinem Ton und mit den Infos aus deinen Unterlagen. Du prüfst und schickst ab.
Nachbereitung: Feedback, Anmeldeliste und Kosten zusammenführen und daraus einen Abschlussbericht für deine Kundin als PowerPoint machen.

8Bau dir deine eigenen Tools

Das ist die Königsklasse: Du nutzt nicht nur Tools, du baust dir mit Claude die, die es für deine Arbeit noch nicht gibt. Ganz ohne Programmierkenntnisse, du beschreibst einfach, was du brauchst. Zum Beispiel dein eigenes kleines CRM, in dem du alle Kund:innen, Dienstleister und Anfragen im Blick hast. Solche Tools können Daten speichern und sich mit deinem Kalender und anderen Apps verbinden. (Quelle: Claude Hilfe, What are artifacts?)

9Lass Routine automatisch laufen

Was du jede Woche gleich machst, musst du nicht jede Woche neu anstoßen. Du beschreibst die Aufgabe einmal, und der Agent erledigt sie automatisch: jeden Montag eine Übersicht über neue Anmeldungen, jeden Morgen eine Zusammenfassung deiner Mails und Termine, jeden Freitag die Neuigkeiten aus der Eventbranche zu deinen Themen. Diese geplanten Aufgaben laufen auch, wenn dein Computer schläft, außer sie brauchen Dateien direkt auf deinem Computer. (Quelle: Claude Hilfe, Schedule recurring tasks in Claude Cowork)

Ein Beispiel durch alle drei Stufen: die CO2 Bilanz

So sieht dieselbe Aufgabe auf jeder Stufe aus:

Stufe 1Im ChatDie KI sagt dir, welche Daten du brauchst: Energie, Anreise, Catering, Material. Du schickst ihr die Zahlen als Text, und sie erstellt dir die CO2 Bilanz.

Stufe 2Mit deinen OrdnernDu gibst der KI Zugriff auf den Ordner mit Rechnungen und Lieferscheinen. Sie sucht sich die Daten selbst und erstellt dir die Bilanz als Excel Datei.

Stufe 3Dein eigener CO2 RechnerDu baust dir deinen eigenen Rechner. Er schreibt deinen Kund:innen automatisch, wenn Unterlagen fehlen, fragt nach und legt alles ordentlich ab.

Auf jeder Stufe gilt: Lass dir zu jedem Emissionsfaktor die Quelle dazuschreiben und prüf die Ergebnisse.

10Prüf immer selbst und achte auf den Datenschutz

KI klingt immer überzeugend, auch wenn sie falsch liegt. Kontrollier deshalb Zahlen, Namen, Termine und Quellen, mindestens in Stichproben. Je mehr die KI selbstständig macht, desto wichtiger: Lass nichts ohne deine Freigabe verschicken.

Und achte darauf, welche Daten du eingibst. Persönliche Daten deiner Gäste gehören nur in Tools, die dein Unternehmen dafür freigegeben hat. Ein Grund, warum wir mit Claude arbeiten, ist, wie Anthropic mit Daten umgeht:

Im kostenlosen, Pro und Max Plan entscheidest du in den Datenschutzeinstellungen selbst, ob deine Chats zum Training verwendet werden dürfen. Wenn nicht, werden sie nur 30 Tage lang gespeichert.
In den Team und Enterprise Plänen werden deine Chats nicht zum Training verwendet.
Anthropic verkauft nach eigenen Angaben keine Nutzerdaten an Dritte.
Die Business Angebote sind nach ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 42001 für KI Management zertifiziert und haben einen SOC 2 Bericht.

(Quelle: Anthropic, Updates to Consumer Terms and Privacy Policy, 28.8.2025; Claude Hilfe, What certifications has Anthropic obtained?)

Und jetzt?

Schau, auf welcher Stufe du gerade stehst, und nimm dir einen Schritt weiter vor. Such dir eine Aufgabe aus, die dich bei jedem Event Zeit kostet, und mach sie beim nächsten Mal eine Stufe höher. Dann weißt du, wie viel Zeit du damit sparst.

Sarah Sommerauer ist Gründerin von EventFutures. Sie hat bei den Olympischen Spielen, der COP28 und The Ocean Race gearbeitet, lehrt an der TU Wien und der FH Joanneum und leitet ein gefördertes Forschungsprojekt zur Zukunft der Eventbranche.

FAQ

Häufige Fragen

Wie nutze ich KI im Eventmanagement sinnvoll?

Fang dort an, wo du stehst: Lass dir Entwürfe schreiben, gib der KI Zugang zu Ordnern und Postfach, gib ganze Aufgaben ab und lass Routine automatisch laufen. Geh Stufe für Stufe weiter.

Warum bringt KI vielen Eventprofis noch wenig?

Die meisten bleiben beim Chatten stehen. Mehr bringt es, die KI wie eine neue Mitarbeiterin zu briefen und ihr ganze Aufgaben statt einzelner Schritte zu geben.

Worauf muss ich bei KI achten?

Prüf Zahlen, Namen, Termine und Quellen immer selbst, lass nichts ohne deine Freigabe verschicken und gib persönliche Daten deiner Gäste nur in Tools ein, die dein Unternehmen dafür freigegeben hat.

Du willst dein Event auch nachhaltiger machen, ohne dass es teurer wird? Alles Wichtige steht in unserem Ratgeber Nachhaltiges Eventmanagement.

Alle Quellen zu diesem Artikel findest du gesammelt auf unserer Quellenseite.