Das Budget bleibt gleich oder wird gekürzt: So verteidigst du dein Event.

1Hinterfrag dein Event: Was ist das Ziel?

Wenn die Geschäftsführung fragt, wozu das Event gut ist, brauchst du eine Antwort in einem Satz. Also frag dich ehrlich: Was willst du mit diesem Event wirklich erreichen? Und ist ein Event dafür überhaupt der richtige Weg?

Ein Beispiel: Du willst deine Bestandskund:innen halten. Dann kann ein Event genau richtig sein, weil im persönlichen Gespräch Vertrauen entsteht. Aber nur, wenn es auch so gestaltet ist: mit Zeit für Gespräche statt einem Vortrag nach dem anderen.

Und wenn du merkst, dass ein anderer Weg dein Ziel besser erreicht, sei ehrlich. Ein Event, das sein Ziel nicht erreicht, ist das erste, das gekürzt wird. Eines, das es erreicht, ist dein stärkstes Argument.

2Leg vorher fest, woran du Erfolg misst

Bei einer Social Media Kampagne kann man messen, was die Werbung an Kontakten bringt. Bei Events misst das kaum jemand, und genau deshalb wird dort zuerst gekürzt. Laut einer internationalen Umfrage hat fast die Hälfte der Eventprofis gar keine Erfolgsmessung eingerichtet. (Quelle: Global DMC Partners, Meetings & Events Industry Pulse Survey, 162 Befragte, überwiegend USA)

Teilnahmezahl und Zufriedenheit überzeugen die Geschäftsführung selten. Leg deshalb schon vor dem Event fest, woran du Erfolg misst, passend zu deinem Ziel. Zum Beispiel:

• Wie viele Folgetermine oder Angebote sind aus dem Event entstanden?
• Wie viel Umsatz hast du in den drei Monaten danach mit den Teilnehmenden gemacht?
• Wie viele Bewerbungen, Empfehlungen oder Kooperationen sind entstanden?

3Sprich die Sprache der Geschäftsführung

„Es war ein schönes Event“ verteidigt kein Budget. Geld und Wirkung schon. Rechne vor, was dein Event im Vergleich zu anderen Wegen kostet: Was kostet ein Termin mit einer neuen Kundin über das Event, und was über Werbung oder Kaltakquise?

Und zeig auch, was passiert, wenn das Event wegfällt: Welche Kontakte, welches Wissen, welche Bindung gehen dann verloren?

4Kürz gezielt statt überall ein bisschen

Wenn bei jedem Posten 10 % gestrichen werden, wird alles ein bisschen schlechter, und am Ende überzeugt nichts mehr. Sortier deine Posten lieber nach deinem Ziel: Was zahlt direkt darauf ein, das schützt du. Was nicht, das kürzt du oder lässt es ganz weg.

Konkrete Ideen, wo du ohne Qualitätsverlust sparen kannst, etwa beim Catering oder über Partnerschaften, findest du in unserem Artikel Events werden immer teurer. Was jetzt?

5Mach es kleiner, aber besser

Weniger Budget muss nicht weniger Wirkung heißen. Lieber 60 Menschen, die wirklich zu deinem Ziel passen, als 200, die nur fürs Buffet kommen. Ein Abendessen an einer langen Tafel kann mehr Beziehungen schaffen als eine große Gala.

6Hol dir Verbündete

Ein Event zahlt oft auf die Ziele mehrerer Abteilungen ein. Der Vertrieb trifft Kund:innen, die Personalabteilung zeigt sich als Arbeitgeberin, das Marketing bekommt Inhalte. Hol sie früh dazu, dann teilt ihr euch das Budget.

Auch außerhalb deines Unternehmens findest du Verbündete: Partner:innen und Sponsoren, die dieselbe Zielgruppe erreichen wollen, oder ein zweites Unternehmen, mit dem du das Event gemeinsam veranstaltest.

7Zeig nach dem Event, was es gebracht hat

Das ist der Schritt, der den Kreislauf durchbricht. Schick der Geschäftsführung kurz nach dem Event eine Seite mit vier Punkten:

• Das Ziel des Events
• Das Ergebnis in Zahlen, gemessen so, wie du es vorher festgelegt hast
• Zwei, drei Stimmen von Teilnehmenden
• Was du beim nächsten Mal besser machst

Wer zeigen kann, was ein Event bewirkt hat, muss beim nächsten Budget viel weniger kämpfen.