Zu wenig Teilnehmende: Warum Menschen zu deinem Event kommen und warum nicht.

1Hinterfrag dein Event: Was ist das Ziel?

Das ist wirklich das A und O. Frag dich: Was willst du erreichen? Und ist ein Event dafür das beste Mittel, oder gibt es Wege, die das besser, schneller oder günstiger schaffen? Schau dir die häufigsten Ziele einmal ehrlich an:

2Biete, was es nur bei deinem Event gibt

Frag dich ehrlich: Wenn dein Programm aus Vortrag, Keynote und Panel besteht, könnte es dann nicht genauso gut ein Podcast sein? Warum sollte jemand in einem dunklen Raum sitzen und dafür vielleicht noch Stunden anreisen, wenn er dieselben Informationen auf dem Weg zur Arbeit oder beim Spazierengehen hören kann?

Was ist das Besondere, das nur bei deinem Event passieren kann? Begegnungen, Gespräche, gemeinsames Arbeiten an einer Frage, ein Erlebnis, das man nur vor Ort hat. Wenn das Gleiche online passieren kann, hat niemand einen Grund zu kommen. Wie du mit weniger Programm mehr erreichst, liest du in unserem Artikel Keine Zeit, zu wenig Personal.

3Moderiere das Kennenlernen, und sag es schon in der Einladung

Viele gehen nicht zu Events, weil Networking anstrengend ist. Allein mit einem Glas in der Hand rumstehen und niemanden kennen, das mag kaum jemand. Rund 40 % der 23 bis 46 Jährigen empfinden Networking als unangenehm, und fast die Hälfte wünscht sich schon vor dem Event Empfehlungen, wen sie treffen sollte. (Quelle: Freeman, Juli 2025, berichtet in BizBash, 7.8.2025)

Nimm deinen Gästen diese Sorge: mit moderiertem Kennenlernen, Thementischen, kleinen Runden mit einer guten Startfrage. Und schreib das schon in die Einladung: „Du gehst nicht allein rum. Wir bringen dich mit den richtigen Leuten zusammen.“ Drei von vier Teilnehmenden wünschen sich strukturiertes Networking oder eine Mischung aus strukturiert und locker. (Quelle: Bizzabo, Event Networking Report 2025)

4Frag dich: Warum willst du mehr Teilnehmende?

„Mehr“ ist kein Ziel. Was hast du davon, wenn mehr kommen? Wenn dein Ziel ist, dass sich Einkäufer:innen und Hersteller einer Branche kennenlernen, brauchst du genau diese Menschen, nicht irgendwelche. Oft bringen dir 40 richtige Gäste mehr als 200 zufällige.

Und wenn es dir vor allem ums Geld geht: Auch das ist ein legitimes Ziel. Aber sei ehrlich zu dir. Mit Events allein wird kaum jemand reich. Es gibt viele andere Wege, Geld zu verdienen, und Events können ein Teil davon sein, selten das Ganze.

5Lern deine Zielgruppe kennen, und was sie aufgibt, um zu kommen

Je besser du deine Zielgruppe kennst, desto leichter kommen die Menschen. Frag dich: Wer genau soll kommen? Was beschäftigt diese Menschen gerade? Und vor allem: Was müssen sie aufgeben, um bei deinem Event zu sein?

Ein Beispiel: Deine Zielgruppe sind Eltern kleiner Kinder, zum Beispiel Väter. Dein Event geht von 18 bis 21 Uhr. Was gibt ein Vater dafür auf?

• Er kann sein Kind an dem Abend nicht ins Bett bringen. Jemand anderes muss das übernehmen, der Partner oder die Partnerin, oder es muss ein Babysitter oder eine Babysitterin organisiert und bezahlt werden.
• Er verzichtet auf seinen Sport, den er als Ausgleich eigentlich braucht.
• Er ist nach einem langen Arbeitstag müde und muss danach noch heimfahren.

Warum legst du das Event dann nicht auf einen Samstagvormittag, bietest parallel Kinderbetreuung an und verbindest das Ganze mit einer Sporteinheit? Dann kann er sein Kind mitnehmen, macht dort Sport, trifft spannende Menschen und ist am Nachmittag trotzdem rechtzeitig beim Kindergeburtstag. Alles in einem geschafft. So werden die Hürden, sich anzumelden, immer kleiner.

6Prüf, ob es überhaupt Nachfrage gibt

Bevor du planst: Wollen die Menschen so ein Event überhaupt? Ruf fünf bis zehn Menschen an, die du gern dabei hättest, und frag sie: Was beschäftigt dich gerade? Was müsste passieren, damit du dir den Tag freihältst? Welcher Termin und welcher Ort passen dir? So planst du kein Event am Bedarf vorbei. Und wer gefragt wurde, kommt meistens auch und bringt oft noch jemanden mit.

7Schreib die Einladung aus Sicht deiner Gäste

Die meisten Einladungen zählen das Programm auf: 9 Uhr Begrüßung, 9:15 Uhr Keynote, 10 Uhr Panel. Das interessiert kaum jemanden. Deine Gäste fragen sich nur eins: Was habe ich davon?

• Statt: „Programm: Keynote, Panel, Get together.“
• Besser: „Du triffst 40 Einkäufer:innen aus deiner Branche und gehst mit drei neuen Kontakten nach Hause, die du bei einer gemeinsamen Sportchallenge, einem Kletterkurs oder einer Wanderung kennengelernt hast.“

Und zeig, wer noch kommt. Nichts überzeugt so sehr wie die Antwort auf die Frage: „Wen treffe ich dort?“ Dazu gehören eine gute Eventseite, auf der man sich in einer Minute anmelden kann, und je nach Zielgruppe auch Flyer.

8Geh dorthin, wo deine Zielgruppe ist

Es gibt nicht den einen richtigen Kanal. Es gibt nur den, auf dem deine Zielgruppe unterwegs ist. Zum Beispiel:

• Viel auf Instagram: kurze Videos und Stories, am besten mit echten Menschen vom letzten Event.
• Viel auf Facebook: Beiträge in passenden Gruppen und, wenn das Budget da ist, bezahlte Anzeigen, die genau auf deine Zielgruppe zugeschnitten sind.
• Viel auf LinkedIn: Beiträge auf deinem Profil, in passenden Gruppen und vor allem persönliche Nachrichten.
• Mit Influencer:innen: Wenn deine Zielgruppe bestimmten Menschen folgt, lade sie ein und lass sie vom Event erzählen. Wichtig sind die richtigen: lieber eine kleine Creatorin, der genau deine Zielgruppe vertraut, als jemand mit riesiger Reichweite, die nicht zu deiner Zielgruppe passt. Und bezahlte Kooperationen immer als Werbung kennzeichnen lassen.
• Offline: Bei unseren Vätern aus Tipp 5 zum Beispiel Aushänge in Kindergärten und Schulen, im Sportverein oder in Arztpraxen für Kinder.

9Lade persönlich ein, und lass andere für dich einladen

Ein Newsletter an 2.000 Adressen fühlt sich nach viel an. Eine persönliche Nachricht an 50 Menschen, die wirklich passen, bringt oft mehr. „Hey Anna, ich hab beim Planen an dich gedacht. Da kommen einige Leute aus der Hotellerie, die du kennenlernen solltest. Hast du Zeit?“ Die KI schreibt dir für jede Person einen passenden Entwurf, du prüfst und schickst ab. Wie das geht, liest du in unserem Artikel Mit KI weniger Arbeit.

Und deine Speaker:innen, Partner:innen, Sponsoren und die ersten Angemeldeten haben eigene Netzwerke, denen man mehr glaubt als dir. Schick ihnen einen fertigen Text, ein Bild und einen eigenen Link zum Teilen.

10Viral gehen? Nur wenn es dir etwas bringt

Viele träumen davon, dass ihr Event viral geht. Frag dich vorher: Was bringt mir das? Tausende Aufrufe von Menschen, die nie kommen würden, helfen dir nicht. Reichweite lohnt sich nur, wenn sie die richtigen Menschen erreicht.

Wenn du willst, dass über dein Event gesprochen wird, gib den Menschen etwas, das sie gern teilen: einen besonderen Moment, einen schönen Ort für Fotos, ein Erlebnis, das man sonst nirgends hat. Und miss bei allem, was wirkt: Mit einem eigenen Link pro Kanal siehst du, woher deine Anmeldungen kommen. Daten, Daten, Daten. Wenn sich die Menschen dann angemeldet haben, sorg dafür, dass sie auch kommen. Wie das geht, liest du in No Shows senken: So kommen die, die sich anmelden.