Zu spät eingebunden? So rettest du das Event und bist nächstes Mal von Anfang an dabei

Kurz gesagt

Auch wenn du spät dazukommst: Es ist selten zu spät. Frag nach dem Ziel, und du findest fast immer noch etwas, das sich verbessern lässt.
Du verfolgst dabei zwei Ziele: Das Event wird besser, und deine Kund:innen holen dich beim nächsten Mal früher dazu.
Der beste Weg dahin: Zeig deine Expertise, nicht mit Vorwürfen, sondern mit guten Fragen.

Das kennst du bestimmt

Location, Termin und Ablauf stehen schon. Jetzt sollst du „nur noch umsetzen“. Und du merkst schnell: So, wie es geplant ist, erreicht das Event sein Ziel nicht. Einmal zu spät eingebunden zu sein, ist nicht ideal. Aber es ist auch eine Chance: Wenn du jetzt zeigst, was du kannst, passiert es dir beim nächsten Mal nicht mehr.

1Bitte am Anfang um 30 Minuten „für die Einschulung“

Frag gleich zu Beginn nach einem kurzen Gespräch, damit du gut einsteigen kannst. Darin stellst du zwei Fragen: Was ist das Ziel des Events? Und wer genau ist die Zielgruppe?

Oft können deine Kund:innen das gar nicht klar beantworten. Dann erarbeitet ihr es gemeinsam, und du fragst bei allem, was schon geplant ist, nach: „Warum?“ So zeigst du deine Expertise, und du kannst gezielte Tipps geben, statt nur auszuführen.

2Geh Schritt für Schritt in die Beratung

Du musst nicht gleich das ganze Konzept in Frage stellen. Oft reicht ein Satz mitten im Meeting, und dann eine sanfte Rückfrage. Zum Beispiel so:

So kann das im Meeting klingen

Statt„Okay, ich kümmere mich darum.“

Besser„Können wir kurz noch einmal klären, was das Ziel vom Event ist?“ Und danach: „Wenn das unser Ziel ist, warum haben wir dann eine Stunde Vorträge am Stück? Wäre es nicht besser, die Gäste kommen miteinander ins Gespräch?“

Es geht um die Balance zwischen „einfach umsetzen“ und „ich weiß, dass das keinen Sinn ergibt“. Du musst nicht jede Entscheidung kippen. Aber du solltest die ansprechen, die dem Ziel wirklich im Weg stehen.

3Glaub nicht, dass es schon zu spät ist

Erst letztens war ich wieder bei einem Event, bei dem wir etwa zwei Wochen vorher noch ein Strategiegespräch gemacht haben. Dabei haben wir gemerkt: So, wie es geplant ist, erreichen wir das Ziel nicht. Also haben wir den gesamten Ablaufplan noch einmal geändert. Zwei Wochen vorher.

Und nutze Störungen als Chance: Wenn zum Beispiel ein Speaker oder eine Speakerin absagt, ist das der perfekte Moment, um zu fragen: Was würde an dieser Stelle unser Ziel am besten unterstützen?

4Zeig deine Expertise, damit man dich nächstes Mal früher holt

Wenn deine Kund:innen merken, dass deine Fragen das Event besser gemacht haben, sind sie zufrieden und buchen dich wieder. Und zwar früher. Schlag beim nächsten Event deshalb vor, mit einem Strategie Workshop zu starten, bevor Location und Termin gebucht sind. Wie das abläuft, siehst du in unserem Strategie Workshop und in der Event Design Methode.

Ich sehe das auch bei vielen Ausschreibungen kritisch: „Mach einfach einen Messestand“, ohne Ziel und ohne Zielgruppe. Dann gewinnt, wer zufällig den Geschmack trifft, nicht wer das Ziel am besten erreicht. Das ändert sich in der Branche langsam, und du kannst es mit deinen Fragen beschleunigen.

5Frag dich, ob du mit dieser Kundin oder diesem Kunden arbeiten willst

Manche Kund:innen wollen gar nicht hinterfragt werden: „Das haben wir immer schon so gemacht.“ Wenn du auf jede Frage nur Widerstand bekommst, ist das eine wichtige Information. Frag dich ehrlich, ob du mit diesem Unternehmen weiterarbeiten willst, oder ob deine Zeit bei Kund:innen besser aufgehoben ist, die etwas bewegen wollen.

Und jetzt?

Bitte bei deinem nächsten Projekt um die 30 Minuten „für die Einschulung“ und stell die Frage nach dem Ziel, auch wenn schon alles fix scheint. Und wenn du gerade bei einem Event steckst, bei dem du spürst, dass es so nicht funktioniert: Lass uns kurz darüber sprechen. Meistens geht noch mehr, als du denkst.

FAQ

Häufige Fragen

Was tun, wenn ich zu spät in ein Event eingebunden werde?

Es ist selten zu spät. Frag nach dem Ziel, dann findest du fast immer noch etwas, das sich verbessern lässt. Bitte am Anfang um 30 Minuten für die Einschulung.

Wie werde ich beim nächsten Event früher eingebunden?

Zeig deine Expertise, nicht mit Vorwürfen, sondern mit guten Fragen. Dann holen dich deine Kund:innen beim nächsten Mal früher dazu.

Muss ich jeden Auftrag annehmen?

Nein. Frag dich ehrlich, ob du mit dieser Kundin oder diesem Kunden arbeiten willst.

Du willst dein Event auch nachhaltiger machen, ohne dass es teurer wird? Alles Wichtige steht in unserem Ratgeber Nachhaltiges Eventmanagement.

Sarah Sommerauer ist Gründerin von EventFutures. Sie hat bei den Olympischen Spielen, der COP28 und The Ocean Race gearbeitet, lehrt an der TU Wien und der FH Joanneum und leitet ein gefördertes Forschungsprojekt zur Zukunft der Eventbranche.